Shopifyで発送業務を仕組み化する方法｜1日10件の発送ルーティン
Shopifyで注文が入るのは嬉しいことですが、発送作業に毎日30分以上かかっていると、ものづくりに使える時間がどんどん削られます。「今日の発送、いつやろう」と考えている時点で、すでに時間を失っています。
私自身、Shopifyで3年間ハンドメイド商品を販売してきました。累計2,200件以上を発送してきた中で、発送にかかる時間を最も減らせたのは、作業のスピードを上げたことではなく、毎日同じ時間に同じ手順で処理するルーティンを固定したことでした。
この記事では、1日10件の発送を約15分で終わらせている具体的なフローを紹介します。
なぜ「仕組み化」が必要なのか
発送に時間がかかる原因は件数ではない
1件あたりの発送作業は数分で終わります。時間がかかる本当の原因は、作業の「行き来」です。
Shopifyの管理画面で注文を確認し、配送先を手で書き写し、クリックポストの画面に切り替えて入力し、決済し、ラベルを印刷し、Shopifyに戻って追跡番号を手入力する。画面の切り替えや「どこまで終わったか」の確認に、想像以上の時間を取られます。
件数が増えるほど、この行き来の回数が増えます。10件の注文を1件ずつ処理すると、同じ画面を10回ずつ開閉することになります。
「まとめて一方向に処理する」という考え方
発送業務の効率化で効くのは「1件ずつ完結させる」のではなく「同じ作業をまとめて一方向に処理する」ことです。CSVエクスポートをまとめてやる。まとめ申込をまとめてやる。梱包をまとめてやる。追跡番号の反映をまとめてやる。作業の切り替えを最小限にするだけで、10件あたりの処理時間は半分以下になります。
帰宅後すぐに発送を固定した理由
判断コストをゼロにする
「今日の発送はいつやろう」と考えるのは、小さいようで確実に時間とエネルギーを使います。私は本業があるので、発送作業は帰宅後の19時頃から始めると決めています。この判断を固定してからは、本業中に発送のことを考えなくなりました。
帰宅後すぐに発送を始める理由は2つあります。
- 発送を先に終わらせたかった: 先に試作やアプリ開発に手をつけると夢中になって、気づいたら梱包の時間がなくなっている。発送を最初に片付けることで、残りの時間を自由に使えます
- 翌朝の通勤時に投函する流れにできた: クリックポストはポスト投函で発送できます。夜のうちに梱包まで済ませておけば、翌朝の通勤途中にポストへ入れるだけです
19時が絶対という話ではありません。各自の生活リズムに合わせて「固定する」ことが大切です。
「帰宅時点」で区切る
帰宅した時点で入っている注文をその日の分として処理します。それ以降に入った注文は翌日に回します。このルールを決めておくと「この注文は今日出すべきか」という判断もなくなります。
Shopifyの配送設定に「ご注文から1〜2営業日以内に発送」と明記しておけば、お客様との認識のずれも防げます。
具体的な作業フロー
ここからは、10件の発送を15分で処理するフローを手順どおりに紹介します。
ステップ1: CSVエクスポート（2分）
Shopifyの管理画面から、未発送の注文データをCSV形式でエクスポートします。
クリックポストのまとめ申込で使うCSVには、宛先の氏名・郵便番号・住所・内容品などの項目が必要です。Shopifyの注文データから手でコピーすると入力ミスの原因になるため、CSVエクスポートの仕組みは必須です。
住所の分割（都道府県・市区町村・番地・建物名）はクリックポスト側の仕様に合わせる必要があります。住所が正しく分割されていないと、まとめ申込時にエラーが出ることがあります。
ステップ2: まとめ申込（3分）
エクスポートしたCSVをクリックポストにアップロードします。クリックポストのまとめ申込は1回あたり40件までアップロードできます。
アップロードが完了したら、1件ずつ決済を行います。クリックポストは一括決済に対応していないため、1件ずつ「支払手続きを確定」する操作が必要です。10件なら1〜2分で終わります。
決済が完了したら、発送ラベルをまとめて印刷します。ラベルの発行は1回につき20件まで。A4用紙に4面ずつ印刷されます。10件なら3枚で済みます。
ステップ3: 梱包（7分）
印刷したラベルと、事前に用意してある梱包資材（封筒・緩衝材）を使って梱包します。
| 作業 | 内容 |
|---|---|
| 商品の準備 | 注文番号と商品を照合 |
| 緩衝材で包む | キーキャップはプチプチ、ケーブルはOPP袋 |
| 封筒に入れる | クリックポストの上限（34cm×25cm×3cm、1kg以内）に収まるか確認 |
| ラベルを貼る | 印刷した発送ラベルを封筒に貼付 |
10件の梱包で約7分。商品のバリエーションが少ないと手が慣れてくるため、もう少し早くなることもあります。
梱包のコツは、商品ごとの梱包パターンを事前に決めておくことです。「TRRSケーブルはこの封筒にこの向きで入れる」「キーキャップは緩衝材で二重に包んでこのサイズの封筒に入れる」と決めておけば、毎回考える必要がなくなります。
ステップ4: 投函（5分）
梱包が終わったら、翌朝の通勤時にまとめてポストに投函するか郵便局の窓口に持ち込みます。
| 件数 | 投函方法 |
|---|---|
| 10件以下 | 近くのポストに投函 |
| 10件超 | 郵便局の窓口に持ち込み |
ポストの投函口が荷物で詰まると他の方に迷惑がかかるので、件数が多い日は最初から郵便局と決めています。
ステップ5: 追跡番号の反映（3分）
発送ラベルに印刷されている追跡番号をShopifyの注文に反映します。追跡番号を登録すると、お客様に発送完了通知メールが自動送信されます。
この工程を手作業でやると、1件あたり約30秒かかります。10件なら5分。在庫処分セールで150件が重なったときは、追跡番号の入力だけで約75分かかりました。「ここを何とかしなければ」と痛感しました。
この作業を効率化するために作ったのが「瞬時に発送！for クリックポスト」です。発送ラベルから追跡番号を自動で読み取り、Shopifyの注文に反映します。注文番号でマッチングするため、入力ミスもなくなります。追跡番号の反映と同時に発送完了通知メールも自動送信されるので、この工程が数十秒で終わるようになりました。
フロー全体のまとめ
| ステップ | 作業内容 | 所要時間の目安（10件） |
|---|---|---|
| 1 | CSVエクスポート | 2分 |
| 2 | まとめ申込・決済・ラベル印刷 | 3分 |
| 3 | 梱包 | 7分 |
| 4 | 投函 | 5分 |
| 5 | 追跡番号の反映 | 3分 |
| 合計 | 約20分 |
投函は翌朝の通勤時に行うため、夜の作業は約15分で完結します。毎日同じ手順で回すことで、帰宅後の15分間で発送作業が終わるようになりました。
件数が増えた場合の目安も載せておきます。
| 件数 | CSVエクスポート | まとめ申込 | 梱包 | 追跡番号反映 | 合計（投函除く） |
|---|---|---|---|---|---|
| 5件 | 1分 | 2分 | 4分 | 2分 | 約9分 |
| 10件 | 2分 | 3分 | 7分 | 3分 | 約15分 |
| 20件 | 2分 | 5分 | 14分 | 4分 | 約25分 |
| 40件 | 3分 | 8分 | 28分 | 5分 | 約44分 |
40件を超える場合は、CSVのアップロードを2回に分け、ラベル印刷も2〜3回に分ける必要があります。
よくある質問
1日1〜2件しか注文がなくてもルーティンにすべきですか？
件数が少ない日でも、同じ手順で処理することをお勧めします。「今日は1件だけだから手入力でいいか」と例外を作ると、手順が安定しません。件数に関係なく同じフローで回すことで、ルーティンとして体に馴染みます。
専業でショップを運営している場合は？
日中に時間が取れるなら、午前中に製作・午後に発送という分け方もできます。集荷時間に合わせて「15時までに投函」のように固定すると、当日発送の割合を増やせます。考え方は同じで、「いつやるか決めておく」ことが大切です。
クリックポスト以外の発送方法でも同じフローは使えますか？
CSVを使ったまとめ申込ができる配送サービスであれば、基本的な流れは同じです。クリックポストは全国一律185円、34cm×25cm×3cm以内、1kg以内の荷物に対応しているため、小型の商品を扱うショップとは相性が良いです。
まとめ
Shopifyの発送業務を効率化するポイントは、作業スピードを上げることではなく、毎日同じ時間に同じ手順で処理するルーティンを作ることです。
CSVエクスポート→まとめ申込→梱包→追跡番号反映。この流れを帰宅後に固定してから、10件の発送が15分で終わるようになりました。判断コストがなくなった分、発送後の時間をものづくりに集中できています。
追跡番号の手入力に時間がかかっている方は、瞬時に発送！for クリックポストを試してみてください。発送ラベルから追跡番号を自動で読み取り、Shopifyの注文に反映します。